A armadilha da planilha eletrônica

As planilhas eletrônicas são ferramentas excelentes para análise de dados e criação de gráficos. No entanto, as planilhas eletrônicas têm limitações que podem fazer com que a análise do funcionamento do seu negócio, como um todo, torne-se uma tarefa propensa a erros que podem ser fatais.

Normalmente as planilhas são usadas para auxiliar o empreendedor a entender a saúde do seu negócio. No início, quando há pouco volume de informação a planilha é, de fato, uma excelente ferramenta de análise. Mas à medida em que novos clientes são conquistados e novas aquisições são realizadas, o volume de dados tende a aumentar muito, tornando o uso  da planilha um trabalho cada vez maior e propenso à erros, visto que a grande maioria das pessoas fazem a carga, a classificação e a análise dos dados de maneira semi-manual.

Com o aumento dos dados ficam mais complexos o cruzamento e a consolidação das informações em relatórios gerenciais que sejam realmente úteis. O resultado são erros de análise que podem levar o empreendedor a tomar decisões incorretas sobre o seu negócio.

Sistemas ao salvamento

A solução adequada para a gestão do seu negócio são sistemas automáticos que realizam o cruzamento, a consolidação e a geração de relatórios de maneira totalmente automatizada. Estes sistemas de gestão, também conhecidos como ERP – da sigla Enterprise Resource Planning – são ferramentas que permitem a diminuição dos erros operacionais e a economia do tempo em tarefas que não têm a ver com o seu negócio. A consolidação de informações de uma empresa é uma tarefa árdua, por mais simples que possa parecer: controle do caixa, bancos, vendas, compras, perdas, salários, custos operacionais fixos e variáveis. Isso apenas para citar alguns itens que precisam ser levados em consideração para a realização do balanço da sua empresa de maneira segura.

Se a consolidação destas informações ocorre de maneira incorreta, o empreendedor passa a ter uma visão errada da saúde do seu negócio. O resultado são decisões que podem agravar a situação financeira da empresa, podendo aumentar os prejuízos e, em alguns casos, levar à falência.

Informação: seu bem mais precioso

A informação é o bem mais precioso do seu negócio. Sem ela, o empreendedor não tem como tomar decisões, não sabe como acompanhar os clientes nem como fazer para aumentar suas vendas ou saber a performance dos seus produtos no mercado. Ao investir em sistemas de informação é importante ter em mente que estes sistemas estarão gerenciando o capital intelectual da sua empresa, ou seja, a informação. Sistemas mal projetados e fornecidos por profissionais pouco qualificados são baratos para aquisição mas podem gerar prejuízos depois de adotados. O custo para se livrar de tais sistemas depois de colocados em produção é muito maior do que partir para uma solução fornecida por empresas sérias.

Para a utilização de bons sistemas, não tente fazer isso sozinho se tecnologia da informação não é a sua área de atuação: procure a assessoria de profissionais da área para auxiliá-lo na escolha, implantação e utilização de tais sistemas. A Saibre é uma empresa que pode fazer isso por você.

Onde usar a planilha?

A planilha é, de fato, uma ferramenta útil e poderosa. Porém, é excelente para a análise de pequenos conjuntos de dados onde existem poucos cruzamentos de informações. Mesmo que as planilhas atuais permitam análises sofisticadas, é importante ter em mente que tratam-se de programas gerais que são limitados quanto à quantidade de itens. Use as planilhas quando precisar analisar um aspecto pequeno do seu negócio, como a performance de vendas de um único produto ou o comportamento de uma única conta contábil. Tentar usar uma planilha para análise de informações complexas ou em quantidades enormes irá, certamente, incorrer em erros de programação da planilha que poderão levá-lo a interpretar os seus dados de maneira completamente incorreta.